شاید تا به حال امتحان کرده باشید که مطلبی را از درون برنامه‌ی word به قسمت ویرایش مطلب در وبلاگتان منتقل کنید و مثلا با مشکلی مثل تغییر سایز قسمتی از مطلب یا بدتر از آن بهم ریختگی در شکل ظاهری و فونت‌ها مواجه شوید. مشکل از کجاست؟

در نوشتن یک مطلب ابتدا باید بررسی کنید که آیا فونت مورد نظر شما قابلیت نمایش مطلب در اینترنت را دارد یا خیر؟! بهترین فونت اینترنتی که به شما پیشنهاد می‌کنم Tahoma می‌باشد. اما تغییر فونت به Tahoma نیز مشکل آن را حل نمی‌کند و مشکل اصلی در Styleهای word می‌باشد.

پس از معرفی Styleها یا همان سبک‌های درون برنامه word و تنظیمات ویژه‌ی آن، روش انتقال اطلاعات به اینترنت را بدون آنکه این اطلاعات بهم بریزند و یا سبک آن‌ها عوض شود توضیح خواهم داد. اگر راه معقول‌تر و بهتری را سراغ دارید من را هم در جریان بگذارید.

Styleهای word (سبک‌ها):

زمانی که شما برنامه‌ی word را باز می‌کنید، Style پیش فرض Normal می‌باشد. اگر به نوار ابزار Formatting نگاه کنید می‌توانید اسم آن را ببینید‌. برای آنکه Task Pane مربوط به Style را ببینید می‌توانید روی علامت آن (دو حرف A)، کلیک کنید یا آنکه از منوی Format گزینه  Styles and … را انتخاب نمایید.

در پنجره‌ای که باز می‌شود می‌توانید Style ها را ببینید. اگر روی کشوی کنار آن کلیک کنید و یا کلیک راست کرده و Modify را انتخاب کنید پنجره‌ی تغییر آن را باز می‌کند. سبک‌ها کاربردهای زیادی دارند که ما تا آنجا که مشکل شما را حل کند آن را توضیح خواهیم داد و اگر باز هم سوالی داشتید آن را در بخش نظرات بنویسید و یا Mail بزنید.

در پنجره‌ی مورد نظر در کادرهای بالای صفحه از بالا به پایین این موارد را می‌بینید:

1) نام سبک

2) نوع سبک (برای متن‌ها باید Paragraph را انتخاب کنید).

3) سبک از چه سبکی پیروی می‌کند.

4) پاراگراف بعدی با چه سبکی باشد.

در ردیف زیر آن شما نوع فونت و سایز و ... را می‌توانید ببینید. در زیر آن نوع طرازبندی و دیگر موارد مورد نیاز. برای تغییرات شما می‌توانید از پایین پنجره روی Format کلیک کنید. انواع تغییراتی که شما نیاز خواهید داشت وجود دارند. من فقط آخرین گزینه یعنی Shortcut Key را توضیح می‌دهم. با زدن این گزینه شما با پنجره‌ای مواجه می‌شوید که می‌توانید با دادن کلید مورد نظر خود دیگر نیاز به تغییر دستی نداشته و Style مورد نظر خود را انتخاب کنید.

برای این کار اگر در قسمت Current Key چیزی تعریف نشده است از قسمت new … Press یک کلید برای آن اختصاص دهید، فقط در نظر داشته باشید که اولا در کلید مورد نظر حتما از کلیدهای Ctrl یا Alt هم استفاده کنید و ثانیا شورت کات‌های خود word را ندهید.

حال برای آنکه این تغییرات برای همیشه در کامپیوتر شما وجود داشته باشد در پایان کار در پنجره‌ی Modify Style گزینه‌ی Add to template را تیک بزنید و سپس OK کنید. حال تنظیمات خود را می‌توانید ببینید. یکی از کاربردهای آن وقتی است که شما در متن خودتان چندین Format برای متن‌ها دارید و می‌خواهید استفاده‌ی زیادی از موس نکنید.

ساخت یک Style اینترنتی در word:

معمولا مطلبی را که در قسمت ویرایش مطلب در وبلاگتان مستقیما می‌نویسید، پس از درج تغییری نمی‌کند و به همان سبک و حالت خودش می‌ماند. اما این قسمت‌ها معمولا امکانات چندانی را برای ویرایش مطالب در اختیار شما نمی‌گذارند و استفاده از برنامه‌ی word کمک شایانی به نوشتن بهتر می‌کند. ناگفته نماند که با این کار دیگر وقت شما در اینترنت نیز تلف نخواهد شد و صرفه‌جویی خوبی خواهد بود. البته عکس‌ها را این‌گونه نمی‌توانید به وب منتقل کنید و باید حتما آن را Upload نمایید. اما ساخت سبک:

ابتدا یکی از مطالبی را که قبلا در وبلاگ درج کرده‌اید و به نظر شما شکل و شمایل خوبی دارد انتخاب نمایید (تنها متن) و با کپی کردن، آن را به word منتقل کنید. حال از انتهای متن، آیکونی را که می‌بینید (همان که هنگام Paste کردن ظاهر می‌شود) کلیک کرده و گزینه Apply Style or Formatting را کلیک نمایید. همان پنجره‌ای که توضیح داده شد ظاهر می‌شود. Style جدیدی به وجود آمده است که با نگاه کردن به قسمت Styleها فعال بودن آن را مشاهده می‌کنید. مانند قسمت قبل Modify را انتخاب نمایید و سپس تغییرات زیر را اعمال نمایید.

1) در کادر اول نام سبک جدید را internet بگذارید.

2) قسمت دوم همان Paragraph باقی بماند.

3) در اینجا Normal را انتخاب نمایید.

4) در این کادر یعنی کادر چهارم باید همان گزینه internet را که در (1) نام نهاده‌اید انتخاب نمایید.

5) از قسمتFont ، Tahoma را انتخاب نمایید و سایز آن را 10 قرار دهید. دیگر تنظیمات به عهده‌ی خودتان است.

پس از انتخاب Add to template ، ok کنید.

از این پس هرگاه خواستید مطلبی بنویسید ابتدا این Style را انتخاب نمایید و سپس شروع به نوشتن کنید.

نکته‌ی آخر:

استفاده از یک سبک خاص در نوشتن مطالب (فونت و سایز و ...) زیبایی صفحات وب شما را دوچندان خواهد کرد. پس همواره تمام مطالب مورد نظر خود را به word منتقل کرده (بغیر از مطالبی که عینا در قسمت ویرایش مطلب در وبلاگ می‌نویسید) و سپس با انتخاب Match… از آیکون موجود در انتهای متن ، مطلب خود را به Style اینترنتی تبدیل کنید. البته قبل از آنکه مطالب را در word ، Paste کنید حتما سبک اینترنتی را فعال نمایید و سپس Match… را انتخاب نمایید که شکل و حالت خود را تغییر دهد.

بسیاری از وب سایت‌ها هستند که نمی‌توانند ترافیک کافی برای سایت خود بدست آورند، یکی از این علت‌ها یک نکته ساده است: ”وب سایت برای موتورهای جستجوگر بهینه نشده“. در این مقاله اعمالی که برای بهینه‌سازی وب سایت در برخورد با موتورهای جستجو باید صورت گیرد شرح داده می‌شود:

  1. صفحات را مطابق میل جستجوگرها طراحی کنید:

  برای یک موتور جستجو گرافیک سایت شما یا فلش‌ها و کدهای جاوا اسکریپت جذابی که ساخته‌اید اهمیتی ندارد. بلکه چیزی که یک موتور جستجو نیاز دارد روان بودن کد نوشته شده در صفحات است. منظور من نوشتن کامنت در بین تگ‌ها یا رعایت کردن فاصله‌ها نیست بلکه استفاده از تگ‌هایی است که جستجوگرها از آنها استفاده می‌کنند. تگ‌های مهم در یک صفحه وب عبارتند از: تگ title و description و  Keywordsو Alt. این روزها بعضی از موتورهای جستجو فقط از تگ Keywords برای ارائه نتایج استفاده میکنند.

چند نکته:

  · اگر از جدول‌ها برای ساخت صفحات سایتتان بهره گرفته‌اید، سعی کنید از کدهای ساده استفاده کنید نه از تگ‌های تو در توی پیچیده.

  · استفاده از فریم‌ها باعث سرگیجه موتورهای جستجو می‌شود که به ضرر شماست. در ضمن استفاده از فریم‌ها دیگر در طراحی سایت‌ها متداول نیست.

  · اگر از کدهای جاوا اسکریپت استفاده کرده‌اید برای فراخوانی فایل‌های جاوا اسکریپت خارجی از کدهای کوتاه استفاده کنید.

  · استفاده از تگ Alt در تگ تصاویر موتورهای جستجو را در یافتن موضوع تصاویر کمک می‌کند. حتما از این تگ برای عکس‌ها استفاده کنید.

  · متن اصلی را قبل از عکس‌ها در صفحاتتان قرار دهید و یا حداقل عکس‌ها را در میان متن قرار دهید.

  2. کلمات کلیدی Keywords:

  استفاده از این تگ بسیار اهمیت دارد و نوع کلمات استفاده شده در اون هم مهم است . سایت wordtracker کلمات کلیدی خوبی را برای هر نوع سایتی پیشنهاد می‌دهد که می‌توانید از آن بهره بگیرید. تعداد کلماتی که می‌توان در این تگ استفاده کرد محدودیت خاصی ندارد، اما برای حصول نتیجه بهتر از 10 الی 15 کلمه برتر استفاده کنید.

  3. محتوای سایت:

  بسیاری از موتورهای جستجو از متن اصلی صفحات برای یافتن کلمات کلیدی استفاده شده در تگ keywords استفاده می‌کنند. پس استفاده درست از کلمات کلیدی و مطابقت آن کلمات با متن شما بسیار اهمیت دارد. کلمات اصلی متن را در تگ heading و یا bold بگذارید و یا آن را لینک کنید تا جستجوگرها به آن لغات اهیت ویژه‌ای دهند.

  4. عنوان سایت:

  تگ title یکی از مهم‌ترین بخش‌ها از دید جستجوگرهاست. عنوان صفحات نیز باید مانند کلمات کلیدی درست و مطابق متن انتخاب شود. چون گاهی موتورهای جستجوگر به عناوین صفحات بیش از کلمات کلیدی اهمیت می‌دهند. تعداد کلماتی که در عنوان صفحات استفاده می‌کنید نیز برای اینکه از حد استاندارد جستجوگرها خارج نباشد باید حداکثر 9 کلمه باشد.

  5. تگ توضیحات:

  موتورهای جستجو هنگام نشان دادن نتایج جستجوی خود، اطلاعات تگ متای توضیحات هر صفحه را برای نمایش توضیحات آن سایت نمایش می‌دهند. بنابراین نوشتن توضیحات جذاب و درست بیننده را به سوی سایت شما جذب می‌کند. استاندارد تعداد کلمات این تگ 20 الی 25 کلمه می‌باشد.

  6. گرافیک:

  استفاده از عکس اگر چه زیبایی خاصی به سایت شما می‌دهد اما حتی با تگ ALT نیز یک عکس به اندازه چند کلمه قدرت ندارد. چون موتورهای جستجو فقط کلمات را می‌شناسند و عکس‌ها را هم با تگ Alt آنها شناسایی می‌کنند. بنابراین استفاده از عکس به جای لینک و یا بجای متن از خوانایی سایت شما برای چشم‌های یک موتور جستجوگر می‌کاهد.

  7. نقشه سایت:

  نقشه سایت کمک بسیاری به جستجوگرها می‌کند تا تمام صفحات سایت شما را شناسایی کنند. ابزارهای زیادی بر روی وب هست که نقشه سایت شما را در چند کلیک می‌سازد.

  8. لینک‌های هدایتگر:                                  

  لینک‌هایی که به دیگر صفحات سایت می‌دهید باید ساده باشد. استفاده از منوهای pop up‌  و فلش و مانند آن از خوانایی لینک‌های شما می‌کاهد. اگر مجبور به استفاده از لینک‌های پیچیده در طراحی سایت هستید می‌توانید از لینک‌های ساده در انتهای صفحات استفاده کنید تا موتورهای جستجوگر نیز بتوانند لینک‌های شما را شناسایی کنند.                          

  رعایت اصول فوق باعث می‌شود تا سایت شما در نتیجه جستجوی جستجوگرهای معروف رتبه بالاتری را بدست آورد. 

شاید ترفندهایی که در اینجا به آن اشاره می‌کنم را بلد باشید اما این مطلب برای کسانی که می‌خواهند با این برنامه اصولی‌تر کار کنند می‌نویسم. اگر به غیر از این ترفندها ، ترفندهای دیگری به ذهنم رسید حتما در پست‌های بعدی آن را درج می‌کنم.

نکته‌ی اول: شما می‌دانید که space جداکننده‌ی کلمات است اما چگونه به جای «می توانم» ، «می‌توانم» بنویسیم؟ مشکل اینجاست که اگر جدا نوشته شود دو کلمه به حساب می‌آید و زمانی که نصف آن در آخر خط بماند، نصف دیگر به خط بعدی می‌رود.

در بیشتر رایانه‌ها زمانی که پس از «می» از Alt+0254 استفاده کنیم آن را به «توانم» نزدیک می‌کند اما راه اصولی: آدرس مقابل را طی کنید، Insert>Symbol>Special Characters حال از پنجره‌ی مورد نظر No-Width Obtional Break را پیدا کنید، در مقابل آن باید Shortcut key مورد نظر نوشته شده باشد، اما اگر اینگونه نبود از دکمه‌ی مورد نظر برای آن که در پایین پنجره است استفاده کنید. در پنجره‌ی باز شده در قسمت Press new… کلیک کرده و Shortcut key مورد نظر را وارد کنید. بهترین گزینه برای آن فشار دادن Ctrl+Space است. سپس برای ثبت آن  Assign را کلیک کنید. از این به بعد می‌توانید برای نوشتن از ترکیب این دو کلید استفاده کنید. باید توجه داشته باشید که اگر پیش فرض‌های Shortcut key خود برنامه را تغیر دهید، همواره پیش فرض نهایی کار خواهد کرد.

نکته‌‌ی دوم: شما در بیشتر مقالات و نوشته‌های خود مجبور به ایجاد یک فهرست برای استفاده‌ی بهتر دیگران از آن خواهید بود، اما آیا می‌دانستید که خود برنامه‌ی word قابلیت ایجاد این فهرست را دارد؟ قبل از اینکه من این ترفند را یاد بگیرم همیشه در ساختن فهرست مشکل داشتم، مثلا نقاط بین آن عنوان و صفحه‌ی مورد نظر تغییر می‌کرد یا برای تحقیق‌های 40-50 صفحه‌ای همیشه مشکل ایجاد فهرست داشتم (گشتن و ...)؛ زیاد بلبل زبانی نکنم، روش ایجاد فهرست را توضیح می‌دهم.

می‌دانیم که نشان دهنده‌ی یک پاراگراف Enter است و شمردن کل Enterهای سند تعداد این پاراگراف‌ها را به ما نشان می‌دهد. عنوان اول مورد نظر خود را در فهرست در نظر بگیرید، مثلا «فصل اول: ...» حال کنار این فصل اول که در تحقیق خود نوشته‌اید کلیک راست کرده و گزینه paragraph را انتخاب کنید. حال در پنجره‌ی باز شده Outline level را پیدا کرده و مقدار آن را برابر level1 قرار دهید به همین ترتیب تمام فصل‌ها را با این level درجه‌بندی کنید اما به بخش‌های داخلی level2 و به بخش‌های داخلی‌تر level3 و بیشتر دهید، بدین صورت فهرستی که ما می‌خواهیم ایجاد کنیم بصورت پله‌ای مرتب می‌گردد که بخش‌های داخلی‌تر تورفتگی بیشتری دارند. حال از منوی View گزینه Document Map را انتخاب کنید، کنار صفحه قسمتی باز می‌شود که نقشه‌ی سند ما می‌باشد، حال مزیت دیگر این level بندی هم مشخص شد. با کلیک روی هر عنوان در این نقشه به قسمت مورد نظر می‌روید.

برای درج فهرست، ابتدا در آن قسمت از سند که می‌خواهید فهرست در آنجا قرار گیرد کلیک کنید. حال این آدرس را دنبال کنید: Insert>Reference>Index and Tables از پنجره‌ی باز شده به قسمت Table of Contents بروید در این قسمت انواع فهرست‌هایی که مد نظر شماست وجود دارد.

نکته‌ی سوم: برای آنکه در موقع دایره کشیدن یا مستطیل کشیدن و یا خط و هر چیز دیگری، مستطیل پیش فرض آن نیاید و هر جا که خواستید شکل مورد نظر را بکشید این مراحل را طی کنید:

از منوی Table گزینه‌ی Option را انتخاب کنید و به سربرگ General بروید، حال به دنبالAutomatically create … گشته و تیک آن را بردارید.

نکته‌ی چهارم: معمولا در برنامه Word به طور پیش فرض در هر جای صفحه می‌توان کلیک کرده و تایپ نمود، اگر چنین نبود به قسمت Option و پس از آن به سربرگ Edit بروید، حال در پایین پنجره‌ی مذکور گزینه Enable clik and type را تیک بزنید.

نکته‌ی پنجم: شاید این مشکل برای شما پیش آمده باشد که سندی را با فونت دلخواهتان نوشته‌اید اما زمانی که آن را به کامپیوتر دیگری منتقل می‌کنید در آنجا فونت مورد نظر شما وجود ندارد و سند شما دچار مشکل می‌شود یک راه حل این است که فونت‌های مورد استفاده خود را هر جا می‌روید ببرید اما راه حل مناسب روش Save کردن زیر است:

باز هم به قسمت Option بروید و این بار به سربرگ Save، حال گزینه‌های Embed True Type fonts و Embed Characters in use only در زیر آن را تیک بزنید. حال هر گاه که سند خود را Save می‌کنید فونت‌های آن هم همراهش Save می‌شوند، اگر گزینه‌ی زیر آن یعنی Do not Embed… را هم تیک بزنیم فونت‌هایی را که در همه‌ی کامپیوترها وجود دارد Save نمی‌کند.

اگر با تیک زدن این گزینه‌ها برنامه‌ی شما هنگ کرد، این قابلیت را ندارد (Bug دارد) و باید از همان روش‌های دستی استفاده کنید.

نکته‌ی ششم: نوشتن اعداد به صورت انگلیسی یا فارسی: به قسمت Option و سپسComplex Scripts بروید، اگر در این قسمت گزینه‌ی Numeral برابر Hindi باشد همیشه فارسی و اگر برابر Context باشد با توجه به محتوا فارسی یا انگلیسی می‌نویسد.

یک توصیه برای کسانی که قصد دارند صفحه‏آرایی نشریه کار کنند:

خیلی کوتاه و با یک مثال جالب این نرم‌افزار را معرفی می‌‌کنم.

فرض کنید که شما قصد کندن یک زمین را دارید. برنامه Word مانند قاشقی است که شما از آن برای کندن زمین استفاده کنید و برنامه Publisher حکم بیل را دارد. اما در اینجا دو نرم‌افزار جالب برای صفحه‌آرایی که به مراتب قابلیت‌های بیشتر و پیچیده‌تری را هم دارند، معرفی می‌کنیم.

Page Maker که کمی کارکردن با آن مشکل است و Adobe InDesign که واقعا حکم بولدوزر را برای ما دارد. مشکلی برای یادگرفتن آن نیست؛ اگر بر برنامه Photoshop تسلط داشته باشید، براحتی می‌توانید با کمی آزمون درستی و خطا بر Adobe InDesign کاملا مسلط شوید. البته CD های آموزشی نیز برای آن وجود دارند.